時間を有効活用するための”緊急度”と”重要度”によるタスク分類方法
BUYMAアカウントプロデューサー
「自分の人生を自分で描ける人を増やす」という想いの元活動を展開しながら、全国・世界を駆け巡り、場所にとらわれないライフスタイルを送っている。パン屋巡りは欠かさない。
パン食べたいのに時間がない！
小野 明氏
ハチミツ食べたいのに仕事に追われてるでごわす・・・
くまお
こんなことってありませんか？
僕もコミュニティ運営を４つ、バイマ、ネットショップ事業、セミナー開催、コンサル面談、ブログ更新、メルマガ更新etc..という感じで、
やることが多すぎて手が回らなかったことが多かった時期がありました。業務に追われまくり！
そうなると仕事の成果も上手く出ず、時間もどんどんなくなっていきますよね。
今日はそんな問題を解決するのに有効なタスク管理術のお話をします。
目次
“緊急度”と”重要度”でタスク分類をし時間を有効活用する
〜動画内でお伝えしている内容〜
・まずはタスクの「見える化」を
・緊急性と重要性の４つにタスクを分類する
・重要性が高く緊急性が低い“第２領域”のタスクを意識する
“緊急度”が低く、”重要度”が高い第２領域のタスクをいかに実行に移せるか
動画でもお話ししたこの４つのタスク分類方法は、「アイゼンハワーマトリックス」と言います。
僕はこのタスク管理をしっかりとやっているからこそ、複数のビジネスを手がけていながらも収益を上げることができています。
それに家庭のこともあるので、しっかり管理してないと抜け落ちてまずい。笑
例えばnoteで公開しているパン億。
1月も2月も実は売れていまして、数万円の収益になっています。
作った後は放置しているだけなのに。
メルマガ読者も増え続けていますし、ブログや書籍が集客をし続けてくれています。
それは僕が「アイゼンハワーマトリックス」の“第２領域”である、緊急性が低いけど、重要性の高いタスクを大切にして、効率よく成果を上げることができているからです。
誤解してほしくないので念のために説明いたしますと、
・コンテンツで”成果を上げる”＝手に取った人にも成果を出させ
です。
単純に売りまくればいいわけじゃないですよね。
４つのタスクの具体例
んで、いきなり「アイゼンハワーマトリックス」だの”第２領域を大切にしている”だの言われても何のことかサッパリ分からないですよね。笑(^_^)
お仕事をやっている中で「利益を上げること（成果を出すこと）」に着目した場合、緊急なものと、そうでないものがあります。
これを下記のように4つの分類に分けることができるんです。
１.重要＋緊急：すぐにやらなければいけないこと
→ 締め切りが迫った仕事、顧客トラブル、危機・災害、病気・事故、
２.重要＋緊急でない：やったほうが仕事の成果に繋がること
→スキルアップ、仕組み化・改革・改善、人間関係構築、健康診断
３.重要でない＋緊急：やらないといけないけど、自分でやらなく
→意味のない会議、営業電話・メール、急な飲み会、突然の営業来
４.重要でない＋緊急でない：どうでもいいこと
→暇つぶし、待ち時間、世間話、目的ないネットサーフィン
あなたにとっての第２領域は？
成果を出して利益を上げるためには、この「重要＋緊急でない」第２領域をいかに優先して取り組むことができるかです。
緊急でないからこそ、どんどん後回しになりがちなんです。
僕の場合だと第２領域はブログやnote、メルマガ、新規事業の立ち上げなどです。
物販で売上がたっているので、別に急いでやらなくても良いのです。
が！
僕には子どもが
「あんな大人になりたい！」って思うような、かっこいい背中を見せれる大人で溢れる世界を作りたい
というミッションが僕にはあります。
そのために第２領域でもあるコミュニティ運営をすることだったり、ママさんを含めた女性の働ける職場を作るという新しい事業の立ち上げに力を注げています。
この第２領域を優先的に取り組める人って、明確なヴィジョンを持っていたり、目標に向かって道筋をしっかりと立てれている人だったりします。
それらがなく、なんとなく毎日を過ごしていると第１領域と第３領域の”緊急性の高いこと”に振り回されがちです
それだと変わらない毎日を送ってしまいます。
変わりたい！と思って新しいことにチャレンジし始めたものの、変われない毎日を過ごすと、もどかしい思いをしますよね。
“緊急性”も”重要性”も高い「第１領域」のタスクに追われる場合は
仕組み化が進まない！外注化が進まない！
こんな感じで、やるべきタスクに追われすぎて、なかなか第２領域のタスクに手をかけれずに悩んでいる人も多いです。
そういう場合は、朝一の何かのタスクに取り掛かる前に、「第２領域しかやらない！」という１時間を決めて、緊急性が低いけど、重要性が高いタスクをこなす時間を作りましょう。
重要だと分かっていながら後回しにしてしまいがちな“第２領域”のお仕事。
第２領域を意識してこなしていくと、見える世界が変わってくる
第２領域の優先度上げて取り組んでいくことができると、見える世界が変わってきます。
僕は起業をしてからたくさんのことを今までやってきましたが、第２領域にフォーカスしたことで成果を出すことができていますし“ボク中心の世界”ができてきました。
“ボク中心の世界”とは主体性を持って自分の人生を歩むことです。
誰かにコントロールされるわけではなく、漠然とした不安に支配されるのでもなく、自分のやりたいことに楽しく取り組めることです。
というわけで今日の話を聞いて、自分が普段やっていることを出品とかの“作業レベル”から書き出してみてください。
そして「アイゼンハワーマトリックス」をもとに４つに分類分けをしてみてくださいな(^_^)
何を優先すべきかという自分を振り返る機会になれば幸いです。
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BUYMAアカウントプロデューサー
「自分の人生を自分で描ける人を増やす」という想いの元活動を展開しながら、全国・世界を駆け巡り、場所にとらわれないライフスタイルを送っている。パン屋巡りは欠かさない。
